Kanban چیست؟

Kanban یک روش برنامه‌ریزی است که برای رویکردهای تولید ناب و ساخت در لحظه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این روش توسط تای‌ایچی اونو، یک مهندس صنایع ژاپنی فعال در شرکت خودروسازی تویوتا، با هدف بهبود کارایی در تولید، توسعه داده شد. امروزه این روش برای مدیریت انواع پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و شرکت‌های بزرگی از آن بهره می‌برند. در روش Kanban، کارت‌ها اجزای کلیدی هستند. در واقع روند پیشرفت پروژه با استفاده از کارت‌ها تعریف می‌شود.

بگذارید با یک مثال ساده و متداول کمی در مورد مفهوم و نحوه استفاده از کارت‌ها صحبت کنیم، فرض کنید فرد یا افرادی در یک هتل مسئولیت مدیریت برگزاری یک رویداد را بر عهده گرفته‌اند. (مانا) طبیعتا یکی از تصمیمات اولیه تعیین کارهایی هست که باید انجام شوند و در مرحله اجرایی اختصاص هر یک از این کارها به یک فرد یا گروه مشخص است. در سیستم Kanban هر پروژه به فراخور نحوه انجام کارها از چند ستون تشکیل شده که یکی از متداول‌ترین آنها سیستمی با چهار ستون شامل کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام شدن، بازبینی و کارهای انجام شده است. همانطور که از اسم آن‌ها مشخص است در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند در ستون اول در قالب یک کارت لیست می‌شوند( اگر کار یا وظیفه‌ای(تسک) ، فراموش شده باشد اضافه کردن آن در جریان کار خللی در سیستم ایجاد نمی‌کند به همین دلیل است که از این روش برای رویکردهای درلحظه زیاد استفاده می‌شود). (مانا) هر وظیفه به یک گروه یا فرد تخصیص داده شده و هنگام شروع به ستون در حال انجام منتقل می‌شود(در روش سنتی این کار بر روی یک تخته انجام شده و معمولا کارت‌هایی که وظیفه هر کس بر روی آن‌ها نوشته شده با یک رنگ مخصوص به همان فرد بر روی تخته قرار میگیرند).

همانطور که احتمالا حدس زده‌اید از اینجا به بعد وقتی کاری تمام می‌شود فرد مسئول آن کار کارت خود را به ستون بعدی انتقال می‌دهد. در سیستم‌های ساده‌تر ممکن است نیازی به بازبینی نباشد اما معمولا یک فرد ناظر بر پروژه وجود دارد که صحت کار انجام شده را تعیین نماید. (مانا) انتقال کارت از ستون بازبینی به انجام شده به این معنی هست که کار مورد نظر انجام شده و مورد تایید ناظر هم واقع شده است، به این ترتیب مدیران پروژه با یک نگاه به تخته برنامه‌ریزی می‌توانند بفهمند چه مقدار از کارها انجام شده و نحوه پیشرفت پروژه چگونه بوده است تا در صورت نیاز و کمبود نیرو با تزریق نیرو به واحدهایی که سرعت پیشرفت کمتری داشته‌اند به روند پیشرفت پروژه کمک کنند.

در سیستم Kanban تعیین نوع کارها و تخصیص آن بسیار مهم است که در مقالات بعدی به صورت جامع‌تر در مورد آن صحبت خواهیم کرد. اما یک نکته را مدنظر داشته باشید که کاری که برای یک فرد یا گروه تعیین میکنید باید به صورت ریزبا جزئیات کامل و در نظر گرفتن وابستگی‌ها باشد. (مانا) بسته به بزرگی کار و نوع مدیریت یک پروژه می‌تواند شامل تعداد زیادی برد باشد به عنوان مثال در یک هتل واحد خدمات یا رستوران هر کدام برد مخصوص خود را دارند و هر کدام از این واحدها ممکن است به فراخور نوع کارهایشان ستون‌های متفاوتی را برای روند تکمیل کار خود به کار ببرند.

همانطور که اشاره شد، در مقالات آتی در مورد روش‌های مختلف مدیریتی صحبت خواهیم کرد. اگر دوست دارید کمی بیشتر با این سیستم کار کنید و کار شما به گونه ای است که نیاز به مدیریت افراد مختلف دارد، به شما پیشنهاد می‌کنیم با استفاده از پلن رایگان مانامنت این کار را شروع کنید و یکی از برنامه‌های مدیریتی خود را با استفاده از این سیستم پیش ببرید.

در مانامنت شما می‌توانید بردهای مختلفی ایجاد کنید و با توجه به دید مدیریتی خودتان ستون های آن را تعیین کنید، افراد مشارکت کننده را به بردها اضافه کنید، کارت‌های هر کار(تسک) را ایجاد کنید و آن‌ها را به افراد مورد نظر تخصیص دهید. در مانامنت هر کارت امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد، از امکان قرار دادن نظر تا اضافه کردن فایل و …

ضمن این که هر فرد می‌تواند با شروع تایمر برای هر کار میزان زمانی که برای آن صرف شده را مشخص کند و در نتیجه شما به عنوان مدیر میتوانید دید جامعی نسبت به روند کارها داشته باشید. به شما توصیه میکنیم که همین الآن کار با این سیستم را شروع کنید و مطمئن باشید پس از مدتی متوجه نظم کاری موجود خواهید شد. همه پیگیری‌ها از طریق یک سیستم جامع انجام می‌شوند و نیازی نیست چیزی را به خاطر بسپارید و یا در مورد حرف‌های زده شده یا نشده با افراد داخل پروژه به چالش بخورید. (مانا) کافیست علاوه بر خودتان، دیگران را هم ملزم کنید تا تمامی کارها را از طریق این سیستم پیگیری کنند. به این روش شما همیشه یک گزارش کامل و جامع از نحوه پیشرفت پروژه را در جلوی چشمتان خواهید داشت که به سرعت در هر زمان و مکانی قابل بررسی است.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

مدیریت به سبک استیو جابز، موفقیت سازمانی به سبک اپل

شاید اگر ده سال پیش نام ” استیو جابز” را جایی می‌­شنیدیم یا در موردش …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *