مدیریت دامنه (scope) پروژه چیست و چرا مهم است؟

این رویای هر مدیر پروژه است که پروژه از ابتدای شروع کار تا پایان کار، بدون تأخیر و با بودجه پیش‌بینی شده ادامه یابد. اما، این به ندرت در واقعیت اتفاق می افتد.

حتی اگر قبل از شروع همه جزئیات را با تمام ذینفعان پروژه مشخص کرده و برنامه ریزی کنید، همیشه چیزی وجود دارد که دامنه پروژه را در طول دوره تغییر می‌دهد. در حقیقت، تغییر دامنه برای مدیران پروژه بسیار نگران کننده است و 52٪ پروژه ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

با مدیریت دامنه پروژه، می توانید همه موارد لازم برای دستیابی به هدف پروژه را مستند کنید و از مواردی مانند تغییرات دامنه جلوگیری کنید. این فرایند به تصمیم‌گیری و کنترل اینکه هر بخش از پروژه شامل چه مواردی هست و چه مواردی را شامل نمی‌شود کمک می‌کند.

 

مدیریت دامنه پروژه چیست؟

در یک تعریف کلی، مدیریت دامنه پروژه فرایندی است که به تعیین و مستند سازی لیست کلیه اهداف پروژه، وظایف، خروجی‌های قابل تحویل، مهلت و بودجه به عنوان بخشی از روند برنامه ریزی کمک می‌کند. در مدیریت پروژه، معمولاً یک پروژه بزرگ دارای تغییراتی در طول مسیر است.

با محدوده ای که در ابتدا مدیریت پروژه تعریف شده است، مدیریت و ایجاد تغییرات مورد نیاز برای تیم ها بسیار ساده تر می‌شود.

 

دامنه پروژه چطور مشخص می‌شود؟ 

دامنه پروژه بخشی از روند برنامه ریزی پروژه است که اهداف خاص، قابل تحویل، ویژگی ها و بودجه ها را مستند می‌کند. سند دامنه، لیستی از فعالیت ها را برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه شرح می‌دهد.

دامنه با درک نیازهای پروژه و انتظارات مشتری تعریف می‌شود. بیانیه دامنه معمولاً شامل:

  • خروجی‌های قابل تحویل پروژه،
  • استثناها
  • محدودیت های پروژه و
  • فرضیات

می‌باشد.

بیانیه دامنه پروژه که سند دامنه یا بیانیه کار نیز نامیده می‌شود، تمام مرزهای پروژه را شرح می‌دهد و در عین حال مسئولیت های تیم را تعیین می کند.

به عنوان مثال در بیانیه دامنه پروژه، کلیه روش‌هایی که برای تأیید و تأیید کار تمام شده باید دنبال شوند، تعریف شده است. مستندات بیانیه دامنه، راهنمایی جامع برای اعضای تیم جهت تصمیم گیری های مربوط به پروژه می‌دهد.

هنگام مستند سازی دامنه یک پروژه، اعضای تیم و ذینفعان باید تا حد امکان خاص و مشخص باشند تا از تغییر دامنه جلوگیری کنند، چرا که در صورت انتخاب ناصحیح افراد، برخی از قسمت‌های پروژه به دلیل ارتباط نادرست یا برنامه ریزی ضعیف زمان و تلاش بیشتری از آنچه در ابتدا بحث شد، می‌گیرند.

 

اهمیت مدیریت دامنه پروژه

برای یک مدیر پروژه، مدیریت انتظارات ذینفعان و مشتریان یکی از چالش برانگیزترین وظایف است. با دامنه مشخص پروژه، مدیران می توانند به راحتی در مسیر خود باقی بمانند و اطمینان حاصل کنند که تمام مهلت های قانونی در طول چرخه عمر پروژه رعایت می‌شوند.

 

اگر یک محدوده پروژه به خوبی تعیین شده باشد به شما کمک می کند تا از مشکلات شایعی مانند موارد زیر جلوگیری کنید:

 

  • تغییر دائمی نیازها
  • تغییر جهت پروژه در میانه راه
  • درک اینکه نتیجه نهایی آن چیزی نیست که انتظار می رفت
  • خارج شدن از بودجه تعیین شده
  • عقب افتادن از مهلت های اجرای پروژه

 

مدیریت موثر دامنه پروژه ایده روشنی در مورد زمان ، نیروی کار و هزینه های انجام شده در پروژه ارائه می دهد. این کمک می کند تا بین آنچه برای انجام پروژه مورد نیاز است و آنچه لازم نیست ، تمایز قائل شویم.

هم‌چنین، مدیریت دامنه پروژه، عوامل كنترل پروژه را تعیین می كند تا عناصری را كه ممكن است در طول چرخه عمر پروژه تغییر دهند ، نشان دهد.

بیایید شش فرآیند مربوط به شناسایی دقیق مدیریت دامنه پروژه را بررسی کنیم:

 

1. برنامه ریزی مدیریت دامنه

در اولین فرآیند در مدیریت دامنه پروژه، شما یک سند طرح دامنه ایجاد می‌کنید که می توانید در مراحل بعدی به آن مراجعه کنید. این سند عمدتا در تعریف، مدیریت، اعتبارسنجی و کنترل دامنه پروژه کمک می‌کند و شامل:

  • بیانیه مفصل پروژه،
  • شکستن کلیه نیازهای پروژه به بخش‌های کوچک،
  • خروجی‌هایی که باید در نهایت تحویل داده شوند و
  • روند کنترل تغییر

است. سند لازم نیست خیلی دقیق باشد، فقط باید متناسب با هدف باشد. همچنین می توانید از طرح مدیریت دامنه پروژه قبلی به عنوان مرجع این امر استفاده کنید.

 

2. جمع آوری الزامات

گام بعدی تمرین نیازها و انتظارات ذینفعان است. شما باید از طریق مصاحبه، نظرسنجی و گروه های متمرکز تمام نیازهای پروژه، انتظارات، بودجه و موارد قابل تحویل را ثبت کنید.

این یک گام نسبتاً مهم است زیرا بیشتر اوقات، نهادهای ذینفع می‌توانند الزامات یا انتظارات غیرواقعی داشته باشند و از مدیران پروژه انتظار می‌رود تا برای جلوگیری از تأخیر در اجرای پروژه، راه حلی را پیدا کنند که برای همه قابل قبول باشد.

در پایان این مرحله، شما باید موارد زیر را داشته باشید:

  • الزامات عملکردی و همچنین غیر عملکردی
  • الزامات ذینفعان
  • نیازمندی های کسب و کار
  • الزامات پشتیبانی و آموزش
  • الزامات پروژه

 

3. تعریف دامنه

در این مرحله، باید نیازهای خود را به توصیف دقیق خدمات یا محصولی که می خواهید از طریق پروژه ارائه دهید، تبدیل کنید. سپس بیانیه دامنه پروژه را خواهید داشت که می توانید در کل پروژه خود به آن مراجعه کنید.

گرچه ذکر آنچه در محدوده پروژه است مهم است، یادداشت آنچه از محدوده پروژه نیست نیز به همان اندازه مهم است. هر نوع درج در دامنه باید تمام مراحل کنترل تغییر را طی کند تا اطمینان حاصل شود که تیم فقط روی مواردی کار می کند که قرار است روی آنها کار کنند.

با یک دامنه مشخص، یک نقطه مرجع برای تیم پروژه خود و هر شخص دیگری درگیر می‌کنید. در صورت وجود چیزی که در دامنه درگیر نباشد، لازم نیست توسط تیم تکمیل شود.

 

4. ساختن ساختار شکست کار

ساختار شکست کار (WBS) سندی است که تمام کارهایی را که باید در پروژه انجام شود تجزیه می‌کند و سپس همه وظایف را به اعضای تیم اختصاص می‌دهد. این لیست موارد قابل تحویل را که باید تکمیل شوند و مهلت های مربوطه آنها را نیز لیست می کند.

برای تعیین و اولویت بندی کارها می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه مانامنت در این مرحله از فرآیند استفاده کنید که پیگیری پیشرفت پروژه را آسان تر می‌کند و از گلوگاه های غیر ضروری جلوگیری می‌کند.

 

5. اعتبار سنجی دامنه

در این مرحله، باید دامنه و خروجی‌های ثبت‌شده پروژه برای مدیران و ذینفعان آن ارسال شود تا تأییدیه های لازم را بگیرد. اعتبار سنجی دامنه باید قبل از شروع پروژه انجام شود تا اطمینان حاصل شود که اگر مشکلی پیش آمد، به راحتی می توان مکان اشتباه را پیدا کرد.

 

6. کنترل دامنه

مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که با شروع پروژه، پروژه همیشه در محدوده تعریف شده باقی بماند. در صورت وجود مواردی که باید تغییر کنند، می‌بایست فرآیند کنترل مناسب را دنبال کنید.

 

حرف آخر

تنظیم یک دامنه مشخص پروژه به تیم ها امکان می دهد کل کار خود را به روشی ساده مدیریت کنند. با کمک ابزارهای مدیریت پروژه‌ای مانند مانامنت، دامنه موثر پروژه به شما کمک می کند تا پروژه را از جای درست شروع کنید و ضمن برآورده سازی انتظارات کاربر نهایی، مطمئن شوید که به موقع و در بودجه تعیین شده تحویل داده می شود.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

مدیریت به سبک استیو جابز، موفقیت سازمانی به سبک اپل

شاید اگر ده سال پیش نام ” استیو جابز” را جایی می‌­شنیدیم یا در موردش …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *