اشتباهات رایج مدیریتی (قسمت دوم)

در این مقاله به ادامه اشتباهات رایجی که مدیران در بکارگیری سیستم Kanban انجام می‌دهند می‌پردازیم:

اشتباه 5: جلسات زیاد

تا به حال فکر کرده اید که کارمندان چقدر زمان را به جلسات اختصاص می‌دهند؟ یک نظرسنجی در انگلیس گزارش داد که یک کارمند به طور متوسط ​​10 ساعت در هفته را صرف آماده سازی و شرکت در جلسات می‌کند. این تقریباً 4/4 جلسه در هفته می‌شود و تقریباً نیمی از آنها غیرضروری است. به نظر می‌رسد ما این اعتقاد را داریم که همه جلسات مثمر ثمر است. اما اگر تمام کاری که شما انجام می‌دهید این است که تمام روز را در جلسه سپری کنید، چگونه می‌خواهید زمانی برای انجام کارهای واقعی پیدا کنید؟

مدیریت پروژه Kanban، به دلیل در دسترس بودن اطلاعات پروژه، به شما امکان می‌دهد از برگزاری جلسات غیرضروری جلوگیری کنید. هر کسی در تیم یا برد شما می‌تواند ببیند چه خبر است. در هنگام جلسات با صرفنظر از اطلاعات پیش زمینه می‌توانید مستقیما به جزئیات بپردازید و در وقت خود صرفه جویی کنید.

ما همچنین دریافتیم که جلسات در تیم های kanban می‌توانند بلافاصله اتفاق بیفتند. برای جلسه خود نیازی به رزرو اتاق هیأت مدیره نیست. بسیار طبیعی است که تیم ها با اعضای تیم خود همکاری و ارتباط برقرار کنند زیرا اطلاعات مربوط به وظایف آنها به اشتراک گذاشته شده است.

 

 

اشتباه 6: زمان نگذاشتن برای بررسی روند کار خود

اشتباه رایج دیگر این است که مدیران و تیم ها در بررسی نحوه انجام کار خود کوتاهی می‌کنند. اما چرا این کار اشتباه است؟

تیم شما می‌تواند در پروژه شما ضایعاتی از جمله نقص، تأخیر، کار مجدد و تولید بیش از حد را تجربه کند. اگر برای تشخیص روش‌ها و فرآیندهای معیوب  وقت نگذارید، تولید شما پرهزینه خواهد بود.

طرف دیگر این است که پیچیدگی پروژه در حال افزایش است. PMI تخمین می‌زند که پروژه های با پیچیدگی بالا از 35٪ در 2013 به 41٪ در 2018 رسیده است. معنی این امر این است که فرایندی که در گذشته برای شما مفید بوده است، همیشه در پروژه های آینده شما قابل اجرا نیست. ممکن است شرایط تحویل جدیدی وجود داشته باشند که باید برآورده شوند. همیشه ارزیابی خوب فرآیند برای تعیین توانایی انطباق با این تغییرات و پیچیدگی ها، روش خوبی است.

یکی از اصول مدیریت پروژه kanban “موافقت برای پیگیری تغییرات فزاینده و تکاملی” است. با ذهنیت بهبود مستمر یا کایزن است که تیم ها می توانند پیشرفت بهتری داشته باشند. kanban با کمک به تیم ها برای کشف ناکارآمدی هایی که تجربه می کنند، این امر را ارتقا می دهد. در عین حال ، از طریق تحویل مداوم و حلقه های بازخورد به تیم ها کمک می‌کند تا با پیچیدگی مبارزه کنند.

 

اشتباه 7: استفاده نکردن از ابزار مدیریت پروژه

یک ابزار مدیریت پروژه می تواند سلاح مخفی شما باشد. این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا به راحتی پروژه ها را برنامه‌ریزی کنید و شما را از مسیر صحیح پروژه مطلع می‌کند. این به شما کمک می‌کند تا کارهای تیم خود را با کارآیی بیشتری مدیریت کنید و همکاری بهتر را در تیم خود ارتقا بخشید.

اگر از Kanban استفاده می‌کنید، به احتمال زیاد حداقل یک ابزار اساسی برای مدیریت پروژه دارید. داشبورد مدیریت به دلیل برخورداری از دید بصری در ارائه اطلاعات پروژه ، ابزاری عالی است و برای استفاده بهینه باید از  نرم افزارهای مبتنی بر Kanban برای مدیریت پروژه های خود استفاده کنید. ابزارهای آنلاین کانبان مانند مانامنت دارای رابط های هوشمندی هستند که به مدیران و تیم ها امکان می دهد پروژه خود را اجرا کرده و پیشرفت خود را پیگیری کنند.

ابزارهایی مانند مانامنت تنها به تیم ها امکان می‌دهد وظایف خود را مدیریت کنند، بلکه دارای ویژگی های غنی برای همکاری تیمی، اشتراک اسناد و تجزیه و تحلیل پروژه ها است. این ویژگی ها باعث ایجاد یک روند کاری بدون نقص در تیم می شود. معیارها به تیم ها امکان می‌دهند که جدول زمانی پروژه را پیش بینی کرده و روش‌های بهبود را برنامه ریزی کنند.

 

اشتباه 8: انتظار اجرای نرم افزار به صورت خودکار

فقط به این دلیل که از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، در انتظار موفقیت پروژه نباشید. نرم افزار ابزاری لازم برای کار شماست اما برای موفقیت تنها آشنایی و تسلط بر نرم‌افزار کافی نیست. به یاد داشته باشید که ابزارهایی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا مشکلات خود را حل کنید اما به تنهایی مشکلات شما را حل نمی‌کنند. مهم نیست که از چه روش و نرم افزاری استفاده می کنید ، موفقیت پروژه شما ناشی از تلاش جمعی تیم شما خواهد بود.

 

نکته خوب در مورد ابزارهای Kanban مانند مانامنت این است که همکاری تیمی هسته اصلی نرم افزار را تشکیل می‌دهد. برای حداکثر نتایج، تیم باید برد خود را با هم ایجاد و حفظ کنند. این یک روش بسیار تعاملی برای مدیریت وظایف پروژه شما است.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

مدیریت به سبک استیو جابز، موفقیت سازمانی به سبک اپل

شاید اگر ده سال پیش نام ” استیو جابز” را جایی می‌­شنیدیم یا در موردش …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *