اشتباهات رایج مدیریتی (قسمت اول)

مدیریت پروژه همواره چالش‌های مختلفی با خود به همراه دارد. در این مقاله دو قسمتی می‌خواهیم در مورد اشتباهات رایج مدیریتی صحبت کنیم که تنها با استفاده درست از یک متدولوژی ساده مثل کن‌بن قابل اجتناب هستند.

 

اشتباه 1: تجزیه نکردن پروژه ها به کارهای کوچکتر

پس از آغاز یک پروژه، تیم باید بداند که چگونه پروژه را اجرا کند. تصور کنید تیمی برای ایجاد فروشگاه تجارت الکترونیکی برای یک مارک تجاری خرده فروشی بزرگ اختصاص داده شده است. فقط دانستن اینکه آنها نیاز به ایجاد یک فروشگاه آنلاین دارند بدون تعیین نیازهای آنها می تواند گیج کننده و طاقت فرسا باشد. تیم نمی داند از کجا شروع کند. سایت به قابلیت‌های زیادی از جمله پردازش و مدیریت سفارش، مدیریت موجودی کالا، مدیریت محصول و قیمت گذاری نیاز دارد. در داخل این گروه های اصلی عملکرد، توابع فرعی و ویژگی هایی نیز وجود دارد. بدون داشتن تصویری واضح، تیم بی‌هدف می‌ماند و به توسعه ویژگی‌ها ضربه می‌زند، به این امید که در آینده آن‌ها را درست کنند.

اولین قدم برای انجام هر پروژه شناسایی وظایف لازم برای انجام آن است.

در اسکرام، Backlog محصول دارای داستان های کاربر (user story) است که ویژگی های لازم را برای یک محصول تعریف می‌کنند. در روش آبشاری سنتی، ساختار شکست کار (WBS) وجود دارد. از هر روشی که استفاده می‌کنید ، باید راهی برای شکستن پروژه خود داشته باشید. ایجاد کارهای کوچکتر، انجام کارها در تیم شما را هدایت می‌کند و از بوجود آمدن احساس خستگی بیش از حد در آنها جلوگیری می‌نماید.

 

اشتباه 2: عدم اولویت بندی مشخص پروژه ها و وظایف

یکی از رایج ترین اشتباهات در مدیریت پروژه، عدم اولویت بندی وظایف است. شما ممکن است در شکستن پروژه خود به کارهای کوچکتر عالی باشید. اما اگر قادر به برقراری ارتباط نیستید که کدام یک از وظایف نسبت به دیگری اولویت دارد، پروژه شما ممکن است شکست بخورد.

چرا؟ به این دلیل  که آنچه با ارزش است را تحویل نمی‌دهید. مشتریان و ذینفعان شما با توجه به  ارزش مشتری آنها درباره محصول شما قضاوت می‌کنند. اولویت بندی نقش بزرگی در تضمین ارائه محصولات قابل قبول برای درک ارزش مشتری دارد. هر مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که وظایف را به درستی خرد کرده و بلافاصله پس از آن اولویت بندی می‌کند. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که هر کاری که تیم در هر لحظه روی آن کار می‌کند بیشترین ارزش را برای مصرف کنندگان خود خواهد داشت.

در Kanban اولویت وظایف با توجه به backlog و وظایفی که در آن قرار می‌گیرند مشخص می‌شود.

 

اشتباه 3: انعطاف پذیر نبودن در برابر تغییرات

همه ما می‌دانیم که خزش محدوده می تواند یکی از رایج ترین اشتباهات در مدیریت پروژه باشد. اما ما قصد نداریم روی آن تمرکز کنیم. در عوض، ما می‌خواهیم این نکته را روشن کنیم که چرا نیاز به انعطاف پذیری در تغییر دامنه وجود دارد. این بدان معنا نیست که تیم ها باید با همه تغییراتی که سر راه آنها قرار دارد موافقت کنند. اما ما باید چابکی را که این دوران از شرکت ها می‌طلبد تا خود را با بازار سازگار کنند، تشخیص دهیم.

پیشرفت در فناوری بر دامنه پروژه تأثیر می‌گذارد. به طور کلی نیازها و انتظارات می توانند خیلی سریع تغییر کنند و این تغییرات بر طرز فکر مصرف کنندگان نیز تأثیرمی گذارند. معنای این امر برای شرکت ها این است که آنها باید کارها را سریع تحویل دهند و در مواقعی که پروژه باید تغییر مسیر دهد، خود را وفق دهند.

پاسخ به تغییر به جای مقاومت در برابر آن، کلیدی برای پیشرفت هر شغلی است. اما شرکت ها هنگام پاسخگویی به خواسته های بازار و تغییر جهت تجارت، باید تعادل را پیدا کنند. این امر مستلزم توسعه روش‌هایی است که وظایف را تعیین می‌کنند. تیم های پروژه باید در ارتباط مداوم با ذینفعان خود باشند تا تعریف کنند که چه تغییراتی برای سودآوری محصول قابل قبول و ضروری است.

برخی از متدولوژی ها هنگام انجام تغییرات می‌توانند بسیار سفت و سخت باشند. برخی از آنها در پروسه خود نیاز به اعلان رسمی از طرف ذینفعان دارند. برخی از آنها مشخصات عملکردی را از زمان شروع توسعه “قفل” می‌کنند. Kanban به عنوان یک متدولوژی پروژه، تغییر را در بر می‌گیرد. در صورت تغییر در جهت محصول، می‌توانید کارت‌های کاری جدید ایجاد کنید. این اجازه می‌دهد تا هر عضو تیم روی وظیفه جدید کار کند. Kanban همچنین به تیم ها امکان می‌دهد تا تحویل مداوم داشته باشند. به محض انجام یک کار، تیم می‌تواند آن را به بازار عرضه کند. زمان مشخصی برای انتشار وجود ندارد. هرچه سریعتر یک محصول یا ویژگی را به بازار معرفی کنیم، زودتر می‌توانیم بازخورد بگیریم و به آن پاسخ دهیم.

 

اشتباه 4: مدیریت خرد (Micro Management)

آیا تا به حال مدیر پروژه ای داشته اید که به نظر می‌رسد هر لحظه وضعیت شما را چک می‌کند؟ یا کسی که به نظر می‌رسد هنگام کار از روی شانه های شما نگاه می‌کند که چطور کار می‌کنید؟ امیدواریم که شما این شیوه مدیریتی را تجربه نکرده باشید و تیم خود را دوست داشته باشید. این یکی از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است که برخی از مدیران آن را بعنوان عیب نمی‌شناسند.

مدیریت خرد می‌تواند بیشتر از این که  مفید باشد به تیم شما آسیب برساند. درست است که  شما می خواهید مطمئن شوید که پروژه شما در مسیر درست قرار گرفته اما قرار دادن کارمندان خود در بند، می‌تواند آن‌ها را از کار دور کند. کارمندان ناراضی بر کیفیت محصول شما تأثیر می‌گذارند و مسلما این چیزی نیست که شما به دنبال آن هستید.

Kanban نیاز ظاهری شما برای مدیریت خرد تیمتان را برطرف می کند؛ زیرا شما می توانید از طریق صفحه Kanban وضعیت پروژه خود را ببینید. در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ای مثل مانامنت این کار به راحتی از طریق داشبورد قابل انجام است. با یک نگاه، می‌دانید که هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار می‌کنند. به راحتی می‌توانید مواردی را که در معرض ضرب الاجل‌ها، گلوگاه ها، اضافه کار یا بیکار بودن قرار دارند، شناسایی کنید.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

مدیریت به سبک استیو جابز، موفقیت سازمانی به سبک اپل

شاید اگر ده سال پیش نام ” استیو جابز” را جایی می‌­شنیدیم یا در موردش …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *