یک سیستم مدیریت کار کارا می‌بایست چه خصوصیاتی داشته باشد؟

ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا روند کار تیم خود را برنامه ریزی ، درک کرده و در آن شرکت کنید.
به صورت کلی امکان برنامه ریزی، تعیین وظیفه و گزارش‌گیری، از ویژگی های اصلی در یک سیستم مدیریت پروژه می‌باشند.
صاحبان مشاغل می‌توانند برای برقراری ارتباط با تیم خود در مورد پروژه ها از ابزارهایی مانند چت داخلی سیستم یا ویژگی های پیام رسانی استفاده کنند.
این مقاله برای صاحبان مشاغل و مدیران است که می‌خواهند بدانند برای مدیریت صحیح پروژه های تیم خود به کدام ویژگی در سیستم مدیریت پروژه خود نیاز دارند و چه امکاناتی جزو ملزومات کاری آن‌هاست.
یک سیستم مدیریت پروژه که با بهبود همکاری و ساده سازی گردش کار به شما امکان می‌دهد تا به راحتی یک فضای کاری را بررسی و پیمایش کنید، برای تیم شما فوق العاده مفید است. با این حال، برای بهره‌مندی بیشتر از مزایای سیستم مدیریت پروژه، باید اطمینان حاصل کنید که سیستمی که انتخاب کرده اید از ابزارها و ویژگی های مناسب برخوردار است.

با درک نیازهای تیم خود و نحوه عملکرد این ویژگی ها، می توانید اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت پروژه مناسب تیم خود را انتخاب کرده اید. برای یادگیری آنچه در سیستم مدیریت پروژه جستجو می کنید، ادامه مطلب را بخوانید.

بسیاری از اجزای سیستم مدیریت پروژه وجود دارد که می تواند مدیریت فضای کار شما را آسان کند. برنامه ای را انتخاب کنید که این ابزارها را ارائه دهد:

 

برنامه ریزی و ابزار مدیریت وظایف

روش‌های زیادی برای کنترل گردش کار تیم شما وجود دارد. از طریق ابزارهای تصویری مانند نمودارها و جدول زمانی و بردهای کن‌بن، می توانید دید واضحی از وظایف و پروژه هایی که اعضای تیم شما به پایان رسانده اند، کارهایی که روی آنها کار می کنند و مواردی که هنوز برای تکمیل باقی مانده اند، بدست آورید.

ابزار برنامه ریزی و سازماندهی وظایف شما باید آسان باشد، زیرا ریشه های مدیریت پروژه شما هستند و به شما امکان می‌دهند وظایفی را به تیم خود اختصاص دهید و درک کنید که همه برای رسیدن به اهداف تیم باید چه کاری انجام دهند.

 

ابزارهای همکاری تیمی

ابزار همکاری تیمی به ویژه در صورت داشتن نیروی کار آزاد یا از راه دور بسیار مفید است؛ زیرا به شما فضای دیجیتالی می‌دهد که در آن شما و تیم خود می توانید ایده‌ها و پرونده‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارید و درباره کارها بحث کنید. ابزارهای همکاری می توانند شامل صفحه‌های بحث، سیستم‌های اشتراک فایل و یا ویژگی های پیام رسانی باشند. ابزارهایی که اگر به صورت مجتمع در سیستم مدیریت کار شما باشند باعث تسهیل عملکرد مدیریتی می‌شود.

این که بتوانید به جای استفاده از ابزارهای پیام‌رسانی عمومی مثل واتس‌اپ یا تلگرام و یا حتی ابزارهای اختصاصی مانند اسلک، از خود سیستم به صورت یک‌پارچه استفاده کنید و مثلا فایل‌های مورد نیاز هر تسک را در همان تسک ضمیمه کنید و صحبت‌های مربوطه را به صورت کامنت در داخل همان کارت مربوط به تسک انجام دهید، پیگیری و دسترسی را بسیار آسان خواهد کرد و افراد تیم هرگز دچار گمراهی نمی‌شوند. لازم به ذکر است که سیستم مدیریت کار مانامنت همه این امکانات را به صورت یک‌پارچه فراهم میکند.

 

امکان ارتباط با دیگر سیستم ها

ارتباط با برنامه‌های دیگر می‌تواند جریان کار شما را ساده کند بنابراین نیازی نیست که در میان چندین برنامه به جلو و عقب بروید. وقتی همه چیز در یک مکان باشد، شما را مرتب و متصل نگه می دارد و باعث صرفه جویی در وقت می‌شود. مثلا فرض کنید بخشی از کار شما تا کنون در ترلو انجام می‌شده و حالا نیاز دارید همه را به سیستم جدید منتقل کنید. در ابزاری مثل مانامنت شما می‌توانید به راحتی از بردهای ترلو خروجی گرفته و بدون هیچ کم و کاستی آن‌ها را وارد کنید. یا اگر می‌خواهید مانامنت را شخصی سازی کنید، می‌توانید از API های آن استفاده کنید.

 

گزارش بلادرنگ

شما و تیمتان باید در انجام امور به روز باشید. با گزارش‌گیری بلادرنگ، می توانید اعلان های فوری درباره پیشرفت پروژه، مهلت های از دست رفته یا هرگونه تغییر در پروژه های در حال انجام را دریافت کرده و قبل از اینکه به مشکلات جدی تبدیل شوند، مشکلات را برطرف کنید.

 

ردیابی زمان

وقتی زمان پایان پروژه مشخص است، اتلاف وقت جایز نیست. دانستن اینکه تیم شما چقدر برای کارهای خاص و پروژه هایی وقت می گذارد برای برنامه ریزی شما مفید است. ردیابی زمان یک ویژگی اصلی است که می تواند به شما کمک کند تا دریابید کدام یک از اعضای تیم به راهنمایی‌های مدیریت زمان بیشتری نیاز دارند. این ابزارها معمولاً به صورت ویژگی‌های مهم در نظر گرفته می‌شوند که سطح مشخصی از پیشرفت پروژه را برجسته می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا حتی بتوانید ساعت‌های قابل پرداخت را محاسبه کنید و نوع کار نیروها را بررسی کنید.

با انتخاب سیستم مدیریت کاری مانند مانامنت که همه این امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهد می‌توانید به صورت متمرکز و بدون از دست دادن اطلاعات برروی روند پروژه نظارت داشته باشید و مطمئن باشید چیزی را از قلم ننداخته‌اید.
سیستم‌های مدیریت کار و پروژه مطمئنا نقش مفیدی در بالا بردن بازدهی کاری شما خواهند داشت. افزایش بازدهی حتی ۱ درصدی در طول زمان می‌تواند تاثیر شگرفی در آینده کاری یک شرکت داشته باشد.

 

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

اشتباهات رایج مدیریتی (قسمت دوم)

در این مقاله به ادامه اشتباهات رایجی که مدیران در بکارگیری سیستم Kanban انجام می‌دهند …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *